Die Vorbereitung der Dokumente für die Archivierung.

Die letzte Schritt in diesem Prozess ist es, die Schreibarbeit ausgeführt Vorbereitung von Dokumenten Lagerung und Verwendung. Der Hauptzweck der Organisation und Speicherung ausgeführt Dokumente - die Schaffung von Bedingungen für ihre Verwendung in Nachschlagewerk Institutionen und die Fertigstellung des Staates Archivfonds der Russischen Föderation.

Vorbereitung ausgeführt Dokumente zur Speicherung und Einsatzgebiete sind:

Prüfung (Evaluierung) wissenschaftlichen und praktischen Wert Dokumente;

« Innenarchitektur;

Beschreibung der Dokumente von permanenten und langfristig Lagerung;

ihre Sicherheit gewährleisten;

die Übertragung von Dateien zu einem Archiv Institution, dh in Abteilungs Archive. (Abteilungs genannt das Archiv, die in unmittelbarem ist Unterordnung der Organisation, nicht Teil des Systemstatus Archivdienst, oder eine Struktureinheit der Organisation.) Abteilungs-Archiv bietet die Speicherung von Dokumenten von Organisationen und Unternehmen vor ihrer Übertragung auf staatlichem Gewahrsam.

Kompetenzen Wert der Dokumente in einem Rechtsstreit in der Vorbereitung der Nomenklatur durchgeführt Fälle, deren Bildung. Organisation und Durchführung der Prüfung Werte Dokumente, die Auswahl und Vorbereitung für die Übertragung in staatlicher Obhut, und und auf die Richtigkeit der Klassifizierung von Dokumenten zu verschiedenen Fällen zu kontrollieren und Leitlinien für die Durchführung von Gutachten von Dokumenten einen ständigen Fachkommissionen (EPA). Entwickelt Position, die ihre Funktionen, Befugnisse und Organisation der Arbeit. definiert

Auf Fachausschüsse mit Ausnahme der Organisation der jährlichen Auswahl von Dokumenten hinterlegt verantwortlich für: jährliche Überprüfung der Abschnitte ermöglicht dauerhafte, langfristige (Über 10 Jahre) Lagerung unter Berücksichtigung von für Personal, wirkt auf die Zuordnung zu Vernichtung von Dokumenten und Dateien, die keiner weiteren Speicher sind, zu irreparable Schäden an der dauerhaften Speicherung von Dokumenten und nicht erkannt Fällen auf staatlicher Obhut übergeben werden; Fragen zur Beantragung Kaufhaus-Dokumente der persönlichen Herkunft; Vorbereitung und Einreichung zu den EPA Vorschläge für die Einrichtung und Änderung der Lagerzeit Dokumente; Berücksichtigung von Listen von Dokumenten Nomenklaturen Fällen Anweisungen Aufzeichnungen, usw.

Herstellung Fall - ein Komplex der Arbeiten nach ihrer rediscount, Nummerierung Blätter, Entwurf der Sicherungsetiketten, internen Bestands von Dokumenten; sie von dem Moment beginnt Versicherungsgeschäft in Buchführung und endet in den Prozess der Vorbereitung für Transfer zu den amtlichen Archiven nach dem Ende des Kalenderjahres, in der sie eröffnet. Machen Angelegenheiten gehalten Dienstleistungsberufe Büro. In Abhängigkeit von der Lagerzeit ist ganz oder gemacht Teilabstand von Fällen. Vollständige Registrierung der Fall konstant,

Langzeit- (Über 10 Jahre) Lagerung und Personal. Fällen vorübergehend (bis zu 10 Jahren einschließlich) des Speicherteilentladungszuhalten, können diese gespeichert werden Ordner ohne Binnen peresistematizatsii Dokumente, ohne Nummerierung Blätter, und ohne die Erstellung von Sicherungsetikett.

Als Buch deckt Fälle von dauerhaften, langfristige (über 10 Jahre) und Speicher auf Personal muss folgende Informationen: Name Einrichtung und seiner unmittelbaren Untergebenen; Strukturell Einheiten, die Indexfall; Anmerkung zu den Dokumenten der Fall (bei dauernder Speicher enthält besonders wertvolle Dokumente); das Datum des Gehäuses (Volumenanteile); die Anzahl der Blätter in dem Fall; die Haltbarkeit des Gehäuses;

Archiv Chiffre Fall. Darüber hinaus werden auf den Titelseiten von Fällen der dauerhaften Speicherung vorgesehen ist Platz für den Namen des St...


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