Wer seine Eigentumswohnung verkaufen möchte, denkt meist zuerst an den Kaufpreis, die Maklerprovision oder die Grunderwerbsteuer. Doch es gibt eine versteckte Kostenstelle, die oft erst kurz vor dem Notartermin auftaucht: die Verwaltungskosten innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft ist eine rechtliche Gemeinschaft von Personen, denen einzelne Einheiten eines Gebäudes im Miteigentum gehören. Häufig als WEG abgekürzt, regelt sie die Verwaltung des gemeinsamen Eigentums.
Besonders die sogenannte Verwalterzustimmung kann für Verwirrung sorgen. Wer muss diese bezahlen? Und welche laufenden Kosten fallen bis zur Schlüsselübergabe an? Wenn Sie diese Punkte nicht im Kaufvertrag klären, riskieren Sie unnötigen Streit mit der Hausverwaltung oder dem Käufer. In diesem Ratgeber erfahren Sie genau, wie die Kosten verteilt werden und worauf Sie bei den Verkaufsnebenkosten achten müssen.
Die Verwalterzustimmung: Was kostet sie wirklich?
In vielen Immobilienprojekten ist im Grundbuch eingetragen, dass eine Wohnung nur mit Zustimmung des Verwalters verkauft werden darf. Das dient oft dazu, sicherzustellen, dass der neue Eigentümer die Gemeinschaftsregeln kennt und die Kosten der WEG übernehmen kann. Die Erteilung dieser Zustimmung ist kein kostenloser Gefallen, sondern ein Verwaltungsakt.
Die Kosten setzen sich im Wesentlichen aus zwei Teilen zusammen:
- Notargebühren: Da die Zustimmung oft notariell beglaubigt werden muss, fallen Kosten an. Rechnen Sie hier mit etwa 20 bis 70 Euro. Ein kleiner Spartipp: Wenn derselbe Notar sowohl die Zustimmungserklärung als auch den eigentlichen Kaufvertrag beurkundet, fallen diese Gebühren meist nur einmalig an.
- Sondervergütung des Verwalters: Manche Hausverwaltungen definieren die Erteilung der Zustimmung als Sonderleistung. In diesem Fall stellt der Verwalter eine zusätzliche Gebühr in Rechnung, die über die normale monatliche Pauschale hinausgeht.
Wer trägt die Kosten? Die drei gängigen Modelle
Es gibt keine universelle Regel, wer die Rechnung für die Verwalterzustimmung begleichen muss. Es kommt darauf an, was in Ihren Dokumenten steht oder was Sie mit dem Käufer vereinbaren.
1. Die Umlage auf die Gemeinschaft
Grundsätzlich werden die Kosten der Zustimmung oft als allgemeine Verwaltungskosten gewertet. Das bedeutet, sie werden nach dem Miteigentumsanteil (MEA) auf alle Eigentümer der Anlage verteilt. In diesem Fall zahlt die gesamte Gemeinschaft kollektiv für den Wechsel des Eigentümers - ein Modell, das in der Praxis seltener wird, da es die anderen Eigentümer belastet.
2. Die Last beim Verkäufer
Das ist der häufigste Fall. In der
Teilungserklärung ist
das grundlegende Dokument einer WEG, das die Aufteilung des Objekts in Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum sowie die Kostenverteilung festlegt
oder im Verwaltervertrag ist explizit geregelt, dass der Veräußerer die Kosten der Zustimmung trägt. Wer verkauft, will die Wohnung "sauber" übergeben und übernimmt daher die Gebühren.
3. Die Vereinbarung im Kaufvertrag
Da die Kostenverteilung verhandelbar ist, können Sie im Kaufvertrag festlegen, dass der Käufer die Kosten übernimmt oder diese mit dem Kaufpreis verrechnet werden. Es ist ratsam, dies schriftlich zu fixieren, um spätere Forderungen der Hausverwaltung zu vermeiden.
| Modell | Wer zahlt? | Häufigkeit | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Gemeinschaftsumlage | Alle Eigentümer (anteilig) | Gering | Allgemeiner Verteilungsschlüssel |
| Verkäufer-Modell | Der Veräußerer | Hoch | Teilungserklärung / Verwaltervertrag |
| Käufer-Modell | Der Erwerber | Mittel | Individuelle Vereinbarung im Kaufvertrag |
Laufende Verwaltungskosten: Was kommt monatlich zusammen?
Neben der einmaligen Zustimmung müssen Sie die laufenden Gebühren der Hausverwaltung berücksichtigen. Dies ist die Firma oder Person, die das Gebäude operativ führt, die Abrechnungen erstellt und die Eigentümerversammlungen organisiert. Die Kosten variieren stark je nach Größe der Anlage.
Interessante Daten aus dem DDIV Branchenbarometer zeigen ein klares Muster: Je größer die Gemeinschaft, desto geringer die Kosten pro Einheit. In kleinen Gemeinschaften (unter 10 Einheiten) liegt der durchschnittliche Regelsatz bei etwa 24,13 Euro pro Monat. In sehr kleinen Anlagen kann ein Basissatz von bis zu 48 Euro pro Einheit oder eine Mindestpauschale von 480 Euro für das gesamte Objekt anfallen.
Sobald die Anlage wächst, sinken die Kosten durch Skaleneffekte. In großen Gemeinschaften mit über 100 Einheiten reduziert sich der Satz oft auf durchschnittlich 17,46 Euro pro Einheit. Für Sie als Verkäufer bedeutet das: Prüfen Sie genau, welche Beträge monatlich vom Hausgeldkonto abgezogen werden, da diese in die laufende Kostenrechnung einfließen.
Steuerliche Aspekte: Verwaltungskosten bei Vermietung
Wenn Sie Ihre Wohnung nicht selbst bewohnt, sondern vermietet haben, gibt es eine wichtige Unterscheidung bei den Verwaltungskosten. Man unterscheidet zwischen umlagefähigen Kosten (die der Mieter zahlt) und nicht-umlagefähigen Kosten.
Die Aufwandsentschädigung für die WEG-Verwaltung gehört zu den nicht-umlagefähigen Bewirtschaftungskosten. Das heißt, Sie können diese Kosten nicht über die Nebenkostenabrechnung auf Ihren Mieter abwälzen. Sie müssen diese Beträge aus eigener Tasche zahlen.
Die gute Nachricht: Diese Kosten sind als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung vollständig absetzbar. Wenn Ihre Wohnung beispielsweise jährlich 360 Euro an reinen Verwaltungskosten verursacht, mindert dieser Betrag Ihr zu versteuerndes Einkommen aus Vermietung und Verpachtung.
Checkliste für den Verkäufer vor dem Notartermin
Damit der Verkauf reibungslos klappt und keine finanziellen Überraschungen warten, sollten Sie diese Punkte abarbeiten:
- Teilungserklärung prüfen: Wer ist laut Dokumentation für die Kosten der Verwalterzustimmung verantwortlich?
- Verwalter kontaktieren: Fragen Sie schriftlich an, ob die Zustimmungserteilung als Sonderleistung gilt und welche Gebühren anfallen.
- Notar abstimmen: Klären Sie, ob die Zustimmung und der Kaufvertrag gemeinsam beurkundet werden, um Notarkosten zu sparen.
- Kaufvertrag ergänzen: Nehmen Sie eine klare Klausel auf, wer die Kosten der Verwalterzustimmung trägt (z. B.: "Die Kosten für die erforderliche Verwalterzustimmung trägt der Verkäufer/Käufer").
- Hausgeldkonto klären: Stellen Sie sicher, dass alle laufenden Verwaltungskosten bis zum Übergabedatum bezahlt sind, um einen sauberen Schnitt zu ermöglichen.
Muss der Verwalter immer zustimmen, wenn ich meine Wohnung verkaufe?
Nein, nicht immer. Eine Zustimmung ist nur dann erforderlich, wenn dies in der Teilungserklärung oder im Grundbuch ausdrücklich so vereinbart wurde. In vielen modernen WEGs ist dies nicht mehr der Fall, da es den freien Verkauf einschränkt. Prüfen Sie Ihren Grundbuchauszug oder fragen Sie Ihre Hausverwaltung.
Kann ich die Kosten für die Verwalterzustimmung vom Käufer verlangen?
Ja, das ist grundsätzlich möglich. Die Kostenverteilung ist Gegenstand der Verhandlung zwischen Verkäufer und Käufer. Wenn im Kaufvertrag vereinbart wird, dass der Erwerber die Kosten trägt, ist dies rechtlich bindend. Ohne eine solche Vereinbarung gilt jedoch oft die Regelung in der Teilungserklärung.
Warum sind die Verwaltungskosten in kleinen WEGs höher?
Das liegt an den Fixkosten der Hausverwaltung. Aufgaben wie die Buchhaltung, die Erstellung der Abrechnungen oder die Verwaltung des Hausgeldes nehmen eine gewisse Mindestzeit in Anspruch, unabhängig davon, ob die Anlage 5 oder 50 Einheiten hat. Diese Fixkosten werden in kleinen Gemeinschaften auf weniger Schultern verteilt, was den Preis pro Einheit erhöht.
Was passiert, wenn der Verwalter die Zustimmung verweigert?
Eine Verweigerung ohne sachlichen Grund ist rechtlich kaum haltbar. Der Verwalter darf die Zustimmung nicht willkürlich verweigern. Sollte er es dennoch tun, kann die Zustimmung in der Regel durch ein gerichtliches Verfahren ersetzt werden, was jedoch Zeit und Geld kostet.
Sind die Verwaltungskosten Teil des Hausgeldes?
Ja, die laufenden Kosten für die Verwaltung sind ein fester Bestandteil des monatlichen Hausgeldes. Die einmalige Gebühr für die Verwalterzustimmung beim Verkauf ist jedoch eine Sonderausgabe, die nicht über das normale Hausgeld abgerechnet wird, sondern separat als Verkaufsnebenkostenvorfällt.
