Wenn du als Vermieter eine Wohnung vermietest, denkst du vielleicht, dass die Miete dein Hauptverdienst ist. Aber die wahren Kosten liegen oft hinter den Kulissen: in der Mietkaution und der Nebenkostenabrechnung. Beides ist kein Nebenschauplatz - es ist das, was dir am Ende entweder Geld bringt oder Kopfschmerzen macht. Und viele Vermieter machen hier Fehler, die teuer werden können.
Wie viel Kaution darfst du wirklich verlangen?
Die gesetzliche Obergrenze für die Mietkaution in Deutschland ist klar: maximal dreifache Kaltmiete. Das steht in § 551 Abs. 1 BGB. Kein Cent mehr. Wenn deine Kaltmiete 800 Euro beträgt, darfst du nur 2.400 Euro Kaution verlangen. Alles darüber ist rechtswidrig - und der Mieter kann es gerichtlich zurückverlangen.
Doch nicht nur die Höhe zählt. Die Kaution muss auf einem separaten, verzinsten Konto liegen. Das ist kein Vorschlag - das ist Pflicht. Der Vermieter darf sie nicht mit seinem eigenen Geld vermischen. Das Konto muss klar als „Kautionskonto“ gekennzeichnet sein. Die Verzinsung ist nicht frei wählbar: Sie richtet sich nach dem Basiszinssatz der Bundesbank. Seit Juli 2023 liegt er bei 0,125 Prozent pro Jahr. Das klingt wenig, aber es ist der einzige zulässige Zinssatz. Wenn du mehr zahlt, verstoßt du gegen das Gesetz. Wenn du weniger zahlt, kann der Mieter die Differenz einfordern.
Es gibt Alternativen zur Barkaution: Bürgschaften oder Mietkautionsversicherungen. Eine Versicherung kostet im Durchschnitt 105 Euro pro Jahr bei einer Kaution von 2.400 Euro. Die Preise schwanken zwischen 103 und 113 Euro, je nach Anbieter. Vorteil: Du hast das Geld nicht gebunden. Nachteil: Der Mieter zahlt die Prämie - und das kann ihn abschrecken. Viele Mieter bevorzugen die klassische Barkaution, weil sie sich mehr Kontrolle wünschen.
Was genau gehört zu den Nebenkosten?
Nebenkosten sind nicht einfach „alles, was außer der Miete anfällt“. Sie sind genau definiert. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) listet 32 Positionen auf. Aber in der Praxis werden meist nur 15 bis 20 davon abgerechnet. Die häufigsten sind:
- Heizkosten (durchschnittlich 35 % der Nebenkosten)
- Warmwasser (20 %)
- Grundsteuer (10 %)
- Müllabfuhr (5 %)
- Reinigung der Gemeinschaftsflächen (4 %)
- Wasser (3 %)
- Gartenpflege (2 %)
Was nicht abgerechnet werden darf? Reparaturen an der Wohnung selbst, Versicherungsbeiträge für den Vermieter, oder Kosten für eine Hausverwaltung - wenn sie nicht ausdrücklich im Vertrag vereinbart ist. Viele Vermieter überschreiten diese Grenzen unbeabsichtigt. Das führt zu Streit, Rechtsstreit und Rückzahlungen.
Die Energiekrise hat die Nebenkosten 2022 und 2023 stark verändert. Heizkosten stiegen durchschnittlich um 23 Prozent. Das bedeutet: In vielen Abrechnungen gab es Nachzahlungen von 400 bis 500 Euro pro Haushalt. Aber das ist kein Freibrief, beliebig hohe Beträge zu verlangen. Du musst nachweisen, was wirklich ausgegeben wurde - mit Belegen, Zählerständen, Rechnungen.
Abrechnungsfrist: Du hast nur ein Jahr Zeit
Ein Fehler, den viele Vermieter machen: Sie warten zu lange mit der Abrechnung. Gesetzlich darfst du höchstens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums die Nebenkostenabrechnung vorlegen. Das steht in § 556 Abs. 3 BGB. Wenn du es später machst, verlierst du das Recht, Nachzahlungen einzutreiben. Der Mieter muss nichts mehr zahlen - auch wenn er eigentlich schuldet.
Und wenn du zu früh abrechnest? Auch das ist riskant. Wenn du im Januar 2024 die Abrechnung für 2023 machst, aber erst im Dezember 2023 die letzte Heizrechnung bekommst, dann rechnest du mit unvollständigen Daten. Das ist ein klassischer Fehler. Die beste Praxis: Beginne die Abrechnung spätestens im November des Folgejahres. Dann hast du alle Belege und kannst genau rechnen.
Die Abrechnung muss detailliert sein. Jeder Posten muss mit Zahlen, Belegen und Berechnungen belegt werden. Ein einfacher Satz wie „Heizkosten: 1.200 Euro“ reicht nicht. Du musst zeigen: Wie viele kWh wurden verbraucht? Wie viel kostet eine kWh? Wie viel ist auf den Mieter umgelegt? Ohne diese Transparenz ist die Abrechnung ungültig - und der Mieter kann sie anfechten.
Wie lange darfst du die Kaution einbehalten?
Das ist der Punkt, der die meisten Streitigkeiten auslöst. Der Vermieter darf die Kaution nicht einfach „wegen ausstehender Abrechnung“ zurückhalten. Der BGH hat das mehrfach klargestellt: Du darfst nur so viel einbehalten, wie du tatsächlich glaubhaft nachweisen kannst.
Wenn der Mieter im letzten Jahr ein Guthaben von 150 Euro hatte, darfst du nicht einfach 500 Euro einbehalten, weil du „vermutest“, dass er jetzt nachzahlen muss. Das ist illegal. Du darfst nur einen Betrag einbehalten, der sich aus den Vorjahresabrechnungen ergibt - und nur, wenn du eindeutig beweisen kannst, dass er jetzt tatsächlich schuldet.
Und du musst die Kaution spätestens sechs Monate nach Ende des Mietvertrags zurückzahlen. Das hat das Amtsgericht Hamburg schon 1996 entschieden. Wenn du länger wartest, musst du Zinsen zahlen - und der Mieter kann Schadensersatz verlangen. Viele Vermieter warten auf die Abrechnung, aber das ist kein Recht. Du musst die Kaution zurückzahlen - und kannst danach eine separate Forderung stellen, wenn du tatsächlich Geld schuldest.
Ein typischer Fall: Ein Mieter zieht aus. Du hast noch keine Abrechnung. Du hältst die Kaution für 9 Monate zurück. Der Mieter hat in den letzten drei Jahren jedes Mal ein Guthaben bekommen. Jetzt willst du 300 Euro einbehalten. Aber du hast keinen Beleg. Das ist kein Recht - das ist ein Risiko. Der Mieter kann klagen - und du verlierst.
Was kostet die Verwaltung wirklich?
Wenn du nur eine oder zwei Wohnungen hast, kannst du die Abrechnung selbst machen. Aber es kostet Zeit. Durchschnittlich 8 bis 10 Stunden pro Jahr. Rechnest du das mit deinem Stundenlohn um, ist das oft teurer als eine professionelle Verwaltung.
Professionelle Hausverwaltungen verlangen im Durchschnitt 15 bis 20 Euro pro Wohnung und Monat. Das klingt viel, aber sie machen das mit Software, die Fehler minimiert. Mit Tools wie DATEV reduziert sich die Arbeitszeit auf 3 bis 4 Stunden pro Jahr. Und sie garantieren: Die Abrechnung ist rechtssicher. Keine Anfechtung. Kein Streit.
Wenn du mehr als 10 Wohnungen hast, ist eine Verwaltung fast unverzichtbar. Der Deutsche Mieterbund empfiehlt das ausdrücklich. Denn mit steigender Anzahl steigt auch die Fehlerquote. Ein falscher Posten, ein verpasster Termin, eine unvollständige Rechnung - und du bist im Rechtsstreit.
Was ändert sich bald?
Die Gesetze bewegen sich. Die Bundesregierung plant mit dem Mieterschutzstärkungsgesetz (Stand 2023) eine Pflicht zur digitalen Abrechnung bis 2025. Das bedeutet: Du musst deine Abrechnung künftig als PDF oder über ein Portal versenden - nicht mehr per Post. Das spart Zeit, aber es verlangt technische Vorbereitung.
Auch die Frist könnte sich verkürzen. Der Deutsche Mieterbund fordert, die Abrechnungsfrist von zwölf auf sechs Monate zu reduzieren. Wenn das kommt, hast du noch weniger Spielraum. Und die Europäische Kommission prüft, ob die deutsche Kaution mit EU-Recht vereinbar ist. Änderungen sind möglich - aber nicht in naher Zukunft.
Die Energiewende wird die Nebenkosten langfristig verändern. Bis 2030 könnte der Anteil der Heizkosten von 35 Prozent auf 25 Prozent sinken. Das bedeutet: Du musst dich auf neue Kostenstrukturen einstellen. Solarthermie, Wärmepumpen, gemeinsame Heizanlagen - das wird die Abrechnung komplexer machen, nicht einfacher.
Was tun, wenn es zum Streit kommt?
Die meisten Streitigkeiten lassen sich außergerichtlich lösen. 78 Prozent der Fälle enden ohne Gericht. Die Schlichtungsstellen der Mietervereine verlangen durchschnittlich 45 Euro Gebühr. Das ist günstiger als ein Anwalt.
Wenn du als Vermieter Streit vermeiden willst, dann handle transparent: Zeige Rechnungen, erkläre Berechnungen, halte dich an Fristen. Und zahle die Kaution pünktlich - auch wenn du noch keine Abrechnung hast. Dann hast du das Vertrauen deiner Mieter - und vermeidest die meisten Probleme.
